Мобильное приложение поверх Google Sheets: ивент-подрядчик ускорил разбор фото в 10 раз

Проект нельзя было передать другому менеджеру: площадка жила в голове у одного человека, архив лежал в разрозненных папках. После автоматизации отчётности информация хранится в системе, новый сотрудник включается примерно за час.

Как процесс был устроен пять лет

Вся отчётность держалась на Google Sheets и терпении команды:

• фотографы снимали всё подряд, без привязки к позициям сметы;
• менеджеры распечатывали 20 и более листов, вычёркивая пункты по наитию;
• архив из тысяч кадров разбирали вручную через Telegram;
• к финалу проекта накапливалось свыше 5000 фото, до половины из которых оказывались дублями одного и того же ракурса, а строка за второй день монтажа могла остаться незакрытой.

Незакрытые строки заказчик вычёркивает из оплаты. Передать проект другому менеджеру было невозможно: вся площадка существовала в голове одного человека.

Что изменили

Поверх привычных таблиц выстроили единый контур автоматизации отчётов: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение на площадке, модерация и готовый DOCX по шаблону заказчика.

Фотограф открывает карточку позиции, где день и блок уже выбраны. Внутри карточки: название, блок сметы, контакт ответственного, при необходимости образец. Сделанный кадр сразу попадает в структуру сметы, а общий чат для разбора фотографий больше не требуется.

Результаты в цифрах

• цикл отчётности сократился с 640 человекочасов до 64;
• разбор фото ускорился в 10 раз;
• сборка итогового документа занимает около 3 часов вместо примерно 320;
• правок от заказчика стало втрое меньше: отчёт сразу собирается в формате приёмки - позиция, время, место, день.

Что ещё разбирается в статье

• Почему на одну строку сметы часто нужны два кадра и как задачу закрыли двумя слотами на позицию.
• Как две недели работы в полях, с участием в монтаже и съёмках, выявили проблемы, о которых заказчик не подозревал. Контроль прорабов и бригад добавили уже после погружения: менеджер фиксирует брак в системе, задача автоматически уходит бригаде вместе со сроком исправления.
• Этапы внедрения: от двухнедельного погружения до стабильного контура за 8-12 месяцев. С готовым решением сроки сокращаются до 3-4 месяцев.
• Расчёт было и стало по каждому этапу и итоговая экономия в 576 человекочасов.

Автор

Материал подготовил Никита Вешняков, инженер-программист и руководитель студии Nikitadev. По его словам, новый сотрудник теперь включается в проект примерно за час, тогда как раньше на это уходили недели работы с архивом и распечатками.

Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/